员工盗窃 为什么会发生以及如何处理它

2019-06-04 10:34:16 来源:

发现员工盗窃可能令人愤怒。毕竟,您雇用,培训并信任工作人员,以帮助您发展业务,并且信任受到侵犯。这种情况可能是企业主面临的最困难的问题。无论您投入多少时间来了解潜在的员工,您都无法预测工人是否会偷走您。(好奇你的员工真正花了多少钱?查看我们的员工成本计算器。)虽然您无法改变过去,但您可以采取措施降低员工被盗的风险。使用这些提示可以保护您公司的资产免遭盗窃。盗窃是如何发生的当员工绕过管理层的内部控制时,会发生员工盗窃。内部控制是为防止资产被盗而制定的规则,并确保会计流程能够生成准确的财务报表。

保护工具和设备例如,假设建筑公司为工人提供工具和设备。当员工需要工具来完成工作时,他或她必须在从仓库中移除工具时签署表单。返回工具后,工作人员使用相同的表单登录。每个月,仓库经理都会执行工具和设备的实际计数,以确保可以找到会计系统中的每个项目。如果物品不在仓库中,并且未由工人退出,则经理会与最后签署该物品的员工交谈。这种内部控制是为了防止工具和设备被盗,企业应该控制所有遭受盗窃的资产。

员工串通虽然单个员工可能会窃取资产,但当员工决定一起工作时,会发生更严重的损失风险。工人可以通过合作和绕过内部控制来窃取资产。共同进行欺诈的行为被定义为串通行为,而大多数控制措施并非旨在防止串通行为。例如,仓库经理可以与会计师勾结。如果会计从会计系统中删除了几个昂贵的设备,仓库经理可以从仓库清单中删除相同的工具。两名员工可以出售被盗工具,保留金钱,并且可能在一段时间内未检测到盗窃。也许最常见的员工盗窃形式是虚构的收款人。在这种情况下,企业向不合法的供应商付款。这个“虚假供应商”有一个公司名称,地址和银行账户,由一名正在进行欺诈的员工控制。Joe管理Twin Rivers Tree Services,这是一家提供树木修剪和树木清除服务的公司。在附近城镇发生大风暴之后,乔派遣一名工头和一名工作人员进行树木服务工作。有很多伤害,船员们忙了三个星期。工作结束后不久,工头退出,乔开始注意到没有客户付款。工头给了一张打印的发票,以填写并交给客户,因此Joe确信客户需要付费。他与船员交谈,然后带一名船员回到镇上去拜访一些客户工地。乔敲了敲门,客户告诉乔,是的,发票已付清。他要求客户向他出示发票。事实证明,发票上的名称与他的公司名称略有不同,地址也不同。工头创建了他控制的公司名称和地址。一旦他分发了所有虚构的发票,他就退出了公司。在大多数情况下,损失的美元永远无法恢复。可以找到犯有欺诈行为的个人,但通过刑事处罚或民事诉讼收回款的时间和精力可能需要数年时间。如何防止盗窃如果您遇到过员工盗窃行为,您可以做的最好的事情就是防止它再次发生。在每种情况下都无法阻止工人共谋,但您可以设置控制措施以阻止大多数类型的盗窃并更快地揭露盗窃行为。

职责分离职责分离概念是您可以用来防止欺诈的最重要的内部控制。为降低被盗风险,请将不同员工之间的职责分开。最常见的盗窃涉及现金,因此请考虑如何将与现金相关的这些职责分开:

资产保管:实际保管支票簿的人不应承担与现金处理有关的任何其他职责。例如,假设行政助理在他的办公桌上有支票簿。

权威:谁有权签署支票?例如,如果您拥有一家餐馆,您的经理可能有权签署购买餐馆食品的支票。同一位经理不应该访问公司支票簿。

记录保存:此职责是指过帐会计分录并核对银行账户。会计师的角色必须与其他职责分开,并且永远不应授权会计师签署支票。对于非常小的企业,可能无法分离这些职责,并且所有者可以处理这些任务中的两个甚至全部三个。然而,不断发展的业务需要将这些职责分开。在Joe的案例中,工头没有控制支票簿,但他确实控制了开票流程。他能够在没有被发现的情况下创建自己的发票。为防止此类盗窃,要求必须对所有发票进行编号,并确保将发票从会计部门发送给客户。每个月,您的会计师都应生成一份报告,按编号顺序记录每张发票。

创建程序手册为您在业务中执行的每项可能任务编写程序非常重要,这对于每周或每月执行的例行任务尤为重要。例如,假设您的公司有一个生成发票的特定程序。会计部门从销售部门和装运区域获取信息,并使用该文档生成发票。您需要记录生成发票所需的记录以及执行每项任务的人员。维护准确的程序手册有助于澄清您的业务运营,并消除对执行某项任务的人员的任何疑惑。程序手册也是新员工的一个很好的培训工具。如果每个人都按照手册中的步骤操作,您将确切知道任务的执行方式以及执行工作的人员。但是,如果有人试图进行欺诈,他们将不得不偏离您的书面程序。正常程序的任何变化都是红旗,可能有助于更快地检测欺诈。

及时的银行对账月末之后快速核对您的银行帐户是防止盗窃的另一个重要工具。理想情况下,您应在收到银行对账单后的4-5天内进行调节。由于现在可以在线获取声明,因此您可以在下个月的第一天下载声明。现金账户可能会发生大量欺诈行为,现金账户可能涉及公司内不同人员的大量交易。执行对帐的会计师应仔细查看已付款的供应商。每个供应商是否提供合法的产品或服务,是否有交易的源文件(采购订单,运输收据)?您应该坚持每个检查请求都附有支持文档。不要推迟这项重要的工作。协调您的银行帐户无助于您找到新业务,但它可以帮助您检测欺诈行为。(想看看你的会计程序如何衡量?查看我们的小企业会计指南。)

执行库存盘点如果您是零售商,库存可能是您最大的资产,您需要采取措施降低库存被盗的风险。银行对账是确认现金余额的最佳方式。以类似的方式,库存盘点确认您的会计记录与您手头的实际库存物品一致。除非您确认库存余额,否则无法检测到库存被盗。以下是执行库存盘点的一些提示:

您的计数频率:计算库存可能是一笔巨大的时间和金钱投入。但是,确认如此大的余额很重要,您应该至少每月执行一次实际库存盘点。如果任何库存被盗,您将在计票期间遇到盗窃。

执行计数:会计部门打印清单中每个项目的列表。该列表包括项目的描述,项目的数量和成本。每个库存项目都有一个标签。在计票期间,您的员工(可能还有您的外部注册会计师事务所的员工)同意库存报告中的详细信息以及每个标签的信息。

安全性:在您计算的当天,不应将库存移入或移出仓库(或零售店)。例如,如果您在9月30日计算库存,则必须在29日晚上密封进入仓库的通道。仓库关闭且库存活动停止后,您将生成会计报告。根据您的点数,您可以增加或减少库存帐户余额。目标是使您的会计记录与现有的实际库存相匹配。增长会增加盗窃风险发展您的业务是令人兴奋的,添加新客户可以验证您的业务计划。您的产品或服务必须帮助客户解决问题,这是令人满意的。然而,增长使一切变得更加复杂。您将拥有更多会计交易,更多销售和更多产品。不断发展的企业也可能雇佣更多员工。显然,您可以通过雇用更多人或将任务外包给第三方供应商来管理增长。但是,在将工作交给工作人员之前,您需要实施内部控制。如果没有,您的企业将面临更高的员工盗窃风险。(使用此工具跟踪工作盈利情况。)充满信心地向前迈进发展您的业务可能令人兴奋,但您也将面临一些风险。花点时间设置程序以防止员工被盗。您可以发展您的业务,让您高枕无忧。

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